martes, 18 de octubre de 2011

GLOSARIO DE PREGUNTAS FRECUENTES II

A continuación se transcribe una serie de inquietudes de los usuarios y que fueron respondidas por personal calificado que constantemente monitorea el sistema y que pueden ubicarlo en el siguiente enlace http://siagie-callao.blogspot.com/2011/06/dificultades-y-soluciones-en-el-siagie.html

¿Qué debo hacer en caso de encontrar un código de alumno duplicado?
Si se encontrara un alumno con Código del Educando, se le crea un Código con los números de su DNI, ya que los nuevos códigos migraran al DNI del alumno. Ejem. 000000 + DNI. Seis 0 delante mas los 8 dígitos del DNI, completan los 14 digitos solicitados.

ES FACTIBLE QUE DE UNA VEZ SE LES GENERE A TODOS LOS NIÑOS LOS CODIGOS CON LOS NÚMEROS DE DNI (NIÑOS NUEVOS Y ANTIGUOS DE 3,4,5 AÑOS) UDS. CREEN QUE SERIA CONVENIENTE HACERLO??? PQ QUEREMOS ENTREGAR NOMINAS EN JULIO.
Por ahora sólo se está usando el Nº DNI, como código de estudiante, cuando existe problemas de duplicidad u otros parecidos. No se migra totalmente a DNI porque no todos los alumnos lo tienen. Por ello, se les invoca que orienten a los Padres de Familia para que a la brevedad posible tramiten el DNI de sus hijos.

Al momento de generar las nominas, en el rubro NACIMIENTO REGISTRADO aparece todos los alumnos como NO, a pesar que ya he agregado el numero de DNI cuando se registra a los alumnos, que debería de hacer?
Solo se debe volver a registrar el numero de partida de nacimiento del alumno por segunda vez, es decir si ya lo registro, bórrelo y vuélvalo a registrar, solo así aparecerán en la nomina correctamente registrado el nacimiento.


EL PROBLEMA QUE TENGO ES QUE A LOS NIÑOS ANTIGUOS ES DECIR DE 4 Y 5 QUE TIENEN CODIGO DEBO PONERLES SU CODIGO DE ESTUDIANTE O SU DNI Y CUANDO HE PUESTO EL CODIGO Y DEPUES ACONDICIONE EL DNI SALE EN LA NOMINA CON LETRA DNI Y EL NUMERO DEL DNI ES NORMAL ESO.

Cuando se realiza el REGISTRO DE ESTUDIANTES, se puede ingresar el código de estudiante, pero en DATOS SECUNDARIOS, debe ir necesariamente, los números de DNI y de la PN (Partida de Nacimiento) o simplemente el Nro. de DNI.

Después realizas la Matrícula.

Cuando generes la Nómina de Matrícula, debe aparecer las siglas DNI + 3 espacios vacios y los 8 dígitos del DNI.

Si no aparece así en la Nómina es porque no registraste bien al alumno.

Cómo cambiar la carga académica de los profesores por horas, ya que algunos se retiraron y se les dió la carga académica a los que están en ejercicio, pues estos mismos, no pueden pasar sus notas en las áreas que se les aumentó.
Cuando un docente se retira de la I.E. se le tiene que cambiar su estado de Activo a INACTIVO, en Registro de Personal de la I.E. de tal manera que se le pueda asignar al nuevo docente los grados, secciones y áreas correspondientes.

lunes, 17 de octubre de 2011

GLOSARIO DE PREGUNTAS FRECUENTES

¿Cómo hago para desactivar el bloqueo de ventanas emergentes en el navegador de Internet?
Al hacer uso del SIAGIE versión 2.0 a través de un navegador de internet (por ejemplo Internet Explorer), en algunos casos el navegador no nos permite visualizar las ventanas emergentes que el sistema utiliza de manera concurrente para gestionar las opciones del sistema.
En estos casos es necesario desactivar este bloqueo para lo cual seguimos la secuencia que se muestra a continuación pulsando el botón derecho de su mouse sobre el Mensaje de Bloqueo, lo cual muestra las opciones de configuración, debiendo desactivar el bloqueo existente tal como se muestra en la imagen.

En caso usted utilice el navegador Mozilla Firefox, la secuencia para desbloquear ventanas emergentes es similar a las de Internet Explorer.

En este caso es necesario desactivar este bloqueo para lo cual pulsamos el botón Opciones, lo que desplegará un menú y en el elegiremos “Permitir ventana emergente para….”, lo cual dejará sin efecto el bloqueo tal como se muestra en la imagen.

¿Cómo organizar las ventanas de mantenimiento que provee el menú principal utilizando el navegador de Internet?

Cuando accedemos a las opciones del Menú Principal, por lo general el sistema nos apertura una nueva ventana de internet por cada opción de menú elegida, ello con la intención de independizar y hacer más flexible el ingreso de datos y la configuración de cada opción de mantenimiento del sistema.

Para aquellos usuarios que trabajen con el navegador de páginas web: Internet Explorer 7 (versión 7 ó superior) o aquellos usuarios que utilicen Mozilla Firefox, tienen la posibilidad de organizar las ventanas de trabajo del sistema por medio de solapas integradas en el mismo navegador de páginas web, de modo que la gestión del sistema se realice utilizando una sola
ventana de internet.

Al organizar las ventanas de esta manera, la gestión de las mismas se realiza en una sola ventana y por medio de solapas o pestañas que proporcioan el navegador de Internet.



¿Qué hago si la ventana principal del sistema le aparece con opciones sobrepuestas?
Si las opciones están sobre puestas como se muestra en la siguiente ventana, esto se debe a la incompatibilidad del explorador

Para solucionar la incompatibilidad lo único que tiene que hacer en lo siguiente:

Después de pulsar la opción de “Vista de compatibilidad” mostrara la ventana arreglada donde ya no están sobre puestas las opciones

ADMINISTRACIÓN DE ASISTENCIA / EVALUACIÓN XIII

Reporte Recuperación y Subsanación
Este reporte nos muestra la lista de estudiantes que tienen recuperación/subsanación. Seleccione el año académico como se muestra en la siguiente ventana:

Después de seleccionar el año académico y hacer click en el botón “Mostrar Reporte” le mostrara la siguiente ventana:

ADMINISTRACIÓN DE ASISTENCIA / EVALUACIÓN XII

Registro de Notas de recuperación y de áreas a Cargo y de recuperación
Esta opción permite el registro de notas de los estudiantes que han pasado a la fase de recuperación de un año académico así como también las notas de las áreas a cargo (subsanaciones).

Recuerde que las notas de subsanación de los estudiantes fueron registradas en la matrícula (o posiblemente fueron generados a través del proceso de Promoción y Repitencia) y corresponden a aquellas áreas que no fueron aprobadas por algún estudiante durante un año académico anterior.

En la siguiente ventana se muestra el registro del área a cargo en la matrícula del estudiante:




Es necesario tener en cuenta los siguientes conceptos asociados al tipo de notas que se registran en esta sección:

Recuperación: Las notas de recuperación se dan en la fase del mismo nombre y corresponden a los estudiantes que están incluidos en una sección de recuperación. Es por esta razón que solo se activa este valor cuando la sección seleccionada es de recuperación.

Examen de recuperación: El examen de recuperación se refiere a la nota final de la fase de recuperación. Es posible que algunos estudiantes no asistan a la IE durante la fase continua de recuperación, solo se presentan al final para dar este examen.

Subsanación: Las notas de subsanación corresponden a áreas que el estudiante no ha podido aprobar en años anteriores tanto en la fase regular como en la de recuperación. Un estudiante puede arrastrar solamente un área para recuperación.

Regresando a esta opción, en primera instancia se muestra la siguiente ventana:

Se debe elegir la sección que se desea ingresar las notas de áreas a cargo así como también elegir también el tipo de nota que se va a registrar.

Procedimiento de registro de notas de recuperación.
La fase de recuperación tiene lugar después de la fase regular dentro del mismo año académico y generalmente se extiende a los primeros meses del año cronológico siguiente al año académico en curso.

Para el registro de las notas de recuperación se debe seleccionar un grado y sección de recuperación. Para ver cómo se crean las secciones de recuperación, puede revisar el instructivo de la opción Grados y Secciones.

En la siguiente figura se presenta un ejemplo de una IE que ya ha configurado sus secciones de recuperación:

Por lo tanto en la sesión se puede notar la presencia de estas secciones:

Note que al seleccionar una sección de recuperación el sistema solamente va a permitir que se registre solo notas de recuperación y de examen de recuperación
Para actualizar las notas de recuperación pulse el botón Modificar, con lo que se va a activar la lista de la siguiente manera:
Para actualizar las notas de recuperación pulse el botón Modificar, con lo que se va a activar la lista de la siguiente manera:

Una vez actualizadas las notas de recuperación se debe pulsar el botón Grabar. Con lo que la pantalla vuelve a un estado de deshabilitado y los datos son preservados.

Procedimiento de registro de notas examen de recuperación.
Este procedimiento es similar al precedente con la diferencia que solo son incluidos aquellos estudiantes que se han asociado al examen de recuperación, mediante la opción Grados y Secciones:

El registro de notas se realiza de forma similar.

Procedimiento de registro de notas de subsanación
Este registro de notas tiene lugar durante la fase regular del año académico y aplica para aquellos estudiantes que obtuvieron áreas de subsanación ya sea por el proceso de notas de la fase regular o recuperación en algún año precedente, en el mismo nivel educativo. También aplica para aquellos registros de áreas a cargo en la opción de matrícula de estudiantes.

El registro de notas se realiza de forma similar a los anteriores procesos mencionados.
Listado de registro de notas de recuperación y subsanación.
Mediante el botón Imprimir es posible obtener el reporte de las situación de los estudiantes de una IE con respecto a los diferentes tipos de nota abordados en este capítulo.

Al pulsar este botón se muestra una ventana similar a la siguiente:
El usuario puede optar por imprimir la información de toda la IE o lo correspondiente a un grado y una sección.

El reporte es similar al siguiente:

ADMINISTRACIÓN DE ASISTENCIA / EVALUACIÓN XI

Recuperación Subsanación
Esta opción nuestra muestra la lista de estudiantes que requieren recuperación, examen y subsanación para lo cual primero tiene que seleccionar el grado y la sección
Después de seleccionar le mostrara el siguiente reporte, en este ejemplo lo estudiantes ya tienen su nota de subsanación

ADMINISTRACIÓN DE ASISTENCIA / EVALUACIÓN X

Acta Consolidada de Evaluación
Esta opción permite ver las notas finales y su situación final del estudiante dentro de su sección.


Una vez que el usuario ha ubicado la sección que desea imprimir, pulsa el botón Generar Acta y se muestra el acta correspondiente.

ADMINISTRACIÓN DE ASISTENCIA / EVALUACIÓN IX

Solicitud de creación de talleres
Los talleres son cursos impartidos en las instituciones educativas durante un año académico a todas las secciones de un grado como un complemento muy importante en el proceso de enseñanza impartido.

Cada institución educativa puede solicitar la creación de talleres a través del sistema SIAGIE los talleres que considere necesarios. Con la intención de uniformizar los nombres y criterios se necesita una aprobación de la solicitud del taller por parte de la instancia educativa correspondiente a la IE.

Para definir un taller se requiere la siguiente información:
- El nombre del taller.
- Los criterios de evaluación del taller.
- Los grados a los que está dirigido el taller.

Ante la creación de un taller, la institución educativa debe saber que el taller solicitado, una vez aprobado, será puesto a disposición de todas las instituciones educativas a nivel nacional para que pueda ser utilizado en estas últimas o lo tomen como base para creación de nuevos talleres.
Esta opción permite gestionar las solicitudes de creación de taller, llevando un control de las solicitudes realizadas y haciendo participar en el procedimiento a la instancia de gestión educativa local, quien visa y aprueba la creación del taller. Solicitar la creación de taller.

Al ingresar a esta opción, inicialmente no se muestra información alguna y el usuario procederá a buscar las solicitudes de creación de talleres generados por la institución educativa en el año académico en curso.

Registrar la solicitud de creación de talleres.

Al presionar el botón Agregar, aparece una ventana que permite registrar una nueva solicitud de creación de taller, similar a la siguiente ventana:
Los datos que se solicitan son:

Al pulsar el botón Grabar se tiene que se ha almacenado una nueva solicitud y el estado inicial de la misma es Generada. En los siguientes pasos se indicará el proceso de gestión de esta solicitud. El resultado puede ser similar al siguiente:

Note que cuando una solicitud se encuentra en el estado Generada, entonces puede eliminarse en cualquier momento, por lo que el ícono de eliminación está activo
Para seguir modificando los datos de la solicitud debe presionarse el botón Modificar.
Registro de criterios de evaluación
El siguiente paso es ir registrando los criterios de evaluación que serán agregados desde la parte inferior del formulario, para ello debe habilitarse el botón

Es importante indicar que los criterios de evaluación que se determinen en una solicitud aplicarán para todos los grados previamente seleccionados.

Entonces, la ventana queda de la siguiente manera:

Para agregar un nuevo criterio de evaluación se debe pulsar el botón Crear criterio, con lo que se muestra la ventana siguiente:

Luego de presionar el botón Confirmar, los valores que se van ingresando aparecerán en la lista del formulario de la solicitud.

Cuando el registro de los criterios haya culminado deberá presionar el botón Grabar, tras lo cual se ha obtenido una solicitud similar a la siguiente:

Registro de solicitud de creación de talleres con taller base.
Para el caso en que se tome un taller base, entonces ello significa que los criterios que se registren para este nuevo taller pueden ser obtenidos del primero. Por ejemplo, el siguiente formulario tiene un taller base.

Para agregar criterios de evaluación a la solicitud con taller base asociado, se puede realizar de las siguientes maneras o en una combinación de ellas:

a) Asociando uno o más criterios de evaluación del taller base: Para ello es necesario elegir el grado y luego presionar el botón Agregar existente. Aparecerá entonces la siguiente ventana:

Cuando se hayan seleccionado los criterios de evaluación requeridos, entonces se mostrará la ventana principal de esta forma:

Ingresando uno a uno los criterios de evaluación, como si se tratara de una solicitud sin taller base, lo cual ya fue descrito en este mismo acápite algunas líneas arriba.

Remitir solicitud de creación de talleres.
Para remitir una solicitud, debe pulsarse el botón Remitir, tras lo cual aparece la siguiente ventana:

Una vez que se confirma la remisión, la solicitud no puede ser modificada por el usuario y el control de la misma pasa a manos del responsable de la instancia de gestión educativa local, para su revisión y correspondiente aprobación.

Tratamiento de las solicitudes de creación de talleres aprobadas.
Una vez aprobada la solicitud, recién es posible manejar el registro de notas en el taller aprobado en la institución educativa y es posible ingresar notas, procesarlas, emitir las boletas, etc.

Cuando una solicitud es aprobada entonces no puede ser modificada y ya es posible utilizar el taller como parte de las áreas impartidas:

Si se consulta las áreas asociados a grados y secciones se tiene que ya aparece el taller solicitado

domingo, 16 de octubre de 2011

ADMINISTRACIÓN DE ASISTENCIA / EVALUACIÓN VIII

Rectificación de formatos oficiales
Esta opción permite gestionar las solicitudes de rectificación de formatos oficiales, es decir nóminas de matrícula y acta de notas, llevando un control de los cambios realizados y haciendo participar en el procedimiento a la Instancia de Gestión Educativa Local, quien visa y aprueba la rectificación.

Este procedimiento se lleva en dos etapas:
La primera etapa consiste en que la Institución Educativa declara (o avisa) que va a corregir uno o más formatos ya aprobados con la consiguiente aprobación de la Instancia de Gestión Educativa Local correspondiente, quien “libera” los formatos para que puedan ser modificados.
La segunda etapa consiste en que la Institución Educativa realiza la corrección sobre la información contenida en el formato, con lo que hace el envío del cambio realizado a la IGEL.
Este procedimiento tiene lugar únicamente sobre formatos oficiales ya APROBADOS por la Instancia de Gestión Educativa local correspondiente. Primera Etapa: Solicitar la rectificación.
Inicialmente muestra el listado de todas las solicitudes de rectificación de formatos oficiales generados por la institución educativa en el año académico en curso.



Registrar la solicitud de rectificación de formato oficial
Al presionar el botón Agregar, aparece una ventana que permite registrar una nueva solicitud de rectificación de formato oficial, similar a la siguiente ventana:

Los datos que se solicitan son:

Al pulsar el botón Grabar se tiene que se ha almacenado una nueva solicitud y el estado inicial de la misma es Registrada. En los siguientes pasos se indicará el proceso de gestión de esta solicitud.
Note que cuando una solicitud se encuentra en el estado Registrada, entonces puede eliminarse en cualquier momento, por lo que el ícono de eliminación está activo

Remitir la solicitud de rectificación de formato oficial
El siguiente paso consiste en remitir la información de los formatos que se pretende corregir (y que previamente ya han sido aprobados) hacia la Instancia de Gestión Educativa Local a la que pertenece jurisdiccionalmente la institución educativa. Para hacer ello, se debe hacer clic sobre el icono

tras lo cual aparece la venta que permite seleccionar el conjunto de los formatos oficiales (nóminas o actas) emitidos por la Institución Educativa que se desean declarar para modificación.




Al pulsar el botón Enviar, se deja notar el mensaje de confirmación, similar al siguiente:

Al pulsar el botón Aceptar se muestra el aviso que indica si la solicitud ha sido remitida.

Note que en este punto el estado de la solicitud está como Remitida y ya no es posible eliminar la solicitud (note también que ya no se muestra el ícono que permite la eliminación). Una solicitud de rectificación remitida debe procesarse a nivel de la IGEL (Instancia de Gestión educativa Local) hasta que se sea aceptada por esta instancia La IGEL va a recibir esta solicitud y con la información proporcionada va a aprobar (o rechazar) la solicitud. Si la solicitud es aprobada, entonces se el formato (nómina o acta) será liberado)
Segunda Etapa: Rectificar los formatos y enviar los cambios
Una vez con la solicitud de rectificación aceptada es posible hacer el cambio de la información contenida en el formato. Si usted consulta cuál es la situación de un formato que se solicitó corregir aparecerá con el estado de Rectificado. Por ejemplo:

Regresando a la opción de Rectificación se puede notar que la solicitud ha sido aceptada por la IGEL correspondiente. Se nota que el ícono esta vez es

lo que indica que el usuario de la Institución Educativa puede realizar el cambio en la información contenida en el formato. La ventana se vería tal como sigue:


Una vez modificada la información correspondiente (puede ser datos del estudiante, de la sección, delos familiares, etc.) el usuario debe ingresar a la opción y ubicar la solicitud de rectificación original. Al hacer clic sobre el ícono del estado se muestra un mensaje que indica que se van a generar (Generar puede ser tomado como sinónimo de “obtener la imagen del formato) los formatos ya corregidos. El mensaje es similar al siguiente:
Si el usuario pulsa el botón Aceptar, entonces los formatos involucrados en la solicitud se van a generar (es decir, se van a imprimir y la imagen quedará registrada en el sistema). El usuario deberá refrescar la pantalla del Explorador para poder visualizar el cambio de estado (ícono correspondiente al estado Generado).


Si se consulta la situación del formato en la sección correspondiente ser verá de la siguiente manera:


Enviar la solicitud de rectificación de formato oficial
El siguiente paso es enviar los formatos rectificados a la IGEL para que sean aprobados. El usuario debe hacer clic en el ícono

correspondiente al estado Generado tras lo cual se muestra una ventana modal que incluye la lista de las secciones involucradas. De esta manera:

En esta ventana aparecen dos opciones Generar y Enviar. Por defecto, la ventana se muestra en la modalidad de envío. Se debe usar la opción Generar si desea volver a generar el formato.
Finalmente al enviar la solicitud, aparecerá el mensaje siguiente:

Note que el nuevo estado de la solicitud es Enviado
En este punto, la solicitud regresa a la IGEL con la finalidad de aprobar los formatos oficiales modificados.